Đây là vấn đề nhỏ về mặt kỹ thuật nhưng gây hậu quả thật. Tên tiếng Việt có nhiều thành phần và nhiều cách viết khi chuyển sang tiếng Anh, dẫn tới việc một người có thể xuất hiện dưới bốn năm dạng khác nhau trong các cơ sở dữ liệu.
Hậu quả cụ thể
- Công trình bị chia nhỏ. Hệ thống coi mỗi dạng viết là một người, nên thay vì một hồ sơ hai mươi bài, bạn có bốn hồ sơ mỗi hồ sơ vài bài.
- Chỉ số trích dẫn bị chia theo.
- Người thẩm định phải đối chiếu thủ công, và bất kỳ chỗ nào họ không chắc chắn đều bất lợi cho bạn.
- Khó chứng minh khi trùng tên với người khác trong cùng ngành.
Chọn một dạng và giữ mãi
Hãy quyết định dứt khoát một dạng viết tên tiếng Anh và dùng nó cho mọi bài báo về sau. Vài điểm cần chốt:
- Thứ tự thành phần tên.
- Có viết tắt tên đệm hay không.
- Có nối bằng dấu gạch nối hay không.
- Có giữ dấu tiếng Việt hay không — với hầu hết cơ sở dữ liệu quốc tế, dạng không dấu ổn định hơn.
Ghi dạng đã chọn vào một chỗ dễ tìm, và dùng nó khi khai báo với mọi tạp chí.
Mã định danh giải quyết tận gốc
Cách bền vững nhất là tạo một mã định danh nhà nghiên cứu và khai báo mã đó mỗi lần nộp bài. Khi đó, dù tên viết thế nào, hệ thống vẫn biết là bạn.
Việc này mất khoảng một buổi để làm và gắn các bài cũ vào, và nó có ích cho cả sự nghiệp về sau. Nên đưa vào hồ sơ như một thông tin định danh chính thức.
Rà lại các dạng cũ
Với những bài đã đăng dưới dạng viết khác, bạn không sửa được bài đã in. Nhưng có thể:
- Gắn tất cả vào cùng một hồ sơ định danh.
- Trong lý lịch khoa học, thêm một dòng ghi các dạng tên khác đã dùng — nghe lạ nhưng rất hữu ích cho người thẩm định.
Những chỗ khác cần thống nhất
Cùng nguyên tắc áp cho các thông tin lặp lại trong hồ sơ:
- Tên đơn vị công tác — dùng đúng tên chính thức, thống nhất một cách viết tiếng Anh.
- Tên tạp chí — dùng tên đầy đủ hoặc dạng viết tắt chuẩn, đừng trộn lẫn giữa các mục.
- Định dạng ngày tháng — chọn một kiểu cho cả tài liệu.
- Cách viết tên đề tài — giống hệt như trong quyết định, không tự rút gọn.
Bước rà cuối cùng
Trước khi nộp, đọc lại toàn bộ hồ sơ một lượt chỉ để tìm những chỗ không nhất quán — không đọc nội dung, chỉ soi hình thức. Một hồ sơ thống nhất tạo ấn tượng về sự cẩn thận, và sự cẩn thận là điều người thẩm định muốn thấy ở một nhà nghiên cứu.
Trên lylichkhoahoc.com, tên và đơn vị được lấy từ một chỗ duy nhất cho toàn hồ sơ, nên không xảy ra tình trạng mỗi mục viết một kiểu.
Câu hỏi thường gặp
Viết tên không nhất quán gây hậu quả gì?
Hệ thống coi mỗi dạng viết là một người khác nhau, khiến công trình và chỉ số trích dẫn của bạn bị chia nhỏ thành nhiều hồ sơ rời rạc.
Nên chọn dạng viết tên thế nào?
Chốt dứt khoát thứ tự thành phần, có viết tắt tên đệm hay không, có dùng gạch nối hay không. Với cơ sở dữ liệu quốc tế, dạng không dấu thường ổn định hơn.
Các bài đã đăng dưới tên viết khác thì sao?
Không sửa được bài đã in, nhưng có thể gắn tất cả vào cùng một hồ sơ định danh và thêm một dòng trong lý lịch ghi các dạng tên khác đã dùng.
Mã định danh nhà nghiên cứu có tác dụng gì?
Khi khai báo mã mỗi lần nộp bài, hệ thống nhận ra bạn dù tên viết thế nào. Đây là cách giải quyết tận gốc vấn đề trùng tên và chia nhỏ hồ sơ.
Còn những thông tin nào cần thống nhất trong hồ sơ?
Tên đơn vị công tác, tên tạp chí, định dạng ngày tháng và cách viết tên đề tài. Tên đề tài phải giống hệt quyết định, không tự rút gọn.
