Phần lớn người làm lý lịch khoa học chăm chút nội dung mà ít ai nghĩ tới bản in. Nhưng ở nhiều hội đồng, lý lịch vẫn được in ra, kẹp vào tập hồ sơ, đọc bằng bút trên tay. Người thẩm định khoanh, đánh dấu, ghi chú bên lề. Một bản in mà bảng bị cắt mất cột cuối, tiêu đề mục nằm trơ ở cuối trang còn nội dung ở trang sau, không có số trang để ghi “xem trang 4” — sẽ làm việc đọc mệt hơn, và người đọc mệt thì khó có thiện cảm.
Bài này không bàn chuyện đẹp hay xấu theo khẩu vị. Nó đưa ra những thông số cụ thể đã được dùng quen trong văn bản hành chính và học thuật ở Việt Nam, kèm lý do, để bạn kiểm tra bản của mình trước khi in. Nếu biểu mẫu của chương trình bạn nộp có quy định trình bày riêng, quy định đó luôn được ưu tiên.
Khổ giấy, lề và hướng trang
- Khổ A4 (210 × 297 mm), trang dọc. Không đổi sang trang ngang giữa chừng cho một bảng rộng — người đọc phải xoay tập hồ sơ, và khi đóng gáy thì trang ngang hay bị khâu vào phần chữ.
- Lề trái rộng hơn lề phải, khoảng 30 mm so với 15–20 mm, để chừa chỗ đóng gáy hoặc bấm ghim. Lề trên và dưới khoảng 20 mm. Đây cũng là khoảng lề quen thuộc trong văn bản hành chính.
- Đừng thu nhỏ lề để nhét vừa trang. Lề hẹp làm người đọc không còn chỗ ghi chú, và một số máy in không in được sát mép, cắt mất chữ.
Phông chữ, cỡ chữ, giãn dòng
Lý lịch khoa học là văn bản để tra cứu, không phải để gây ấn tượng thị giác. Những lựa chọn an toàn:
| Thành phần | Thông số gợi ý | Lý do |
|---|---|---|
| Phông chữ | Times New Roman hoặc một phông có chân phổ biến, hiển thị đủ dấu tiếng Việt | Có trên mọi máy, không bị thay phông khi mở ở máy khác |
| Nội dung chính | 13 pt, có thể 12 pt với bảng dày | Đủ đọc với người lớn tuổi trong hội đồng |
| Tên mục lớn | 13–14 pt, đậm, viết hoa hoặc đánh số La Mã | Dễ tìm khi lật nhanh |
| Chữ trong bảng | 11–12 pt | Nhỏ hơn thân bài một chút để bảng gọn, nhưng không dưới 11 |
| Giãn dòng | Khoảng 1,15 đến 1,3 lần | Đơn dòng quá dày; đôi dòng làm lý lịch dài gấp rưỡi |
| Khoảng cách đoạn | Khoảng 3–6 pt sau mỗi đoạn | Tách ý mà không cần dòng trống |
Tránh dùng hơn hai phông trong một văn bản, tránh chữ nghiêng cho cả đoạn dài, tránh gạch chân để nhấn mạnh (trên giấy, gạch chân dễ bị đọc nhầm là đường dẫn hoặc chỗ sửa). Chữ đậm dùng tiết kiệm: tên mục, tên đề tài, tên bạn trong danh sách tác giả.
Bảng: phần dễ vỡ nhất khi in
Lý lịch khoa học có rất nhiều bảng: quá trình đào tạo, quá trình công tác, đề tài, công bố, hướng dẫn. Bảng đẹp trên màn hình hay vỡ khi in vì những lý do sau:
- Bảng rộng hơn vùng in. Cột cuối bị cắt. Kiểm tra bằng cách xem trước khi in, hoặc in ra PDF rồi mở xem cả trang.
- Độ rộng cột chia đều trong khi nội dung không đều. Cột “Năm” chỉ cần khoảng 15 mm, cột “Tên đề tài” cần nhiều nhất. Chỉnh tay độ rộng cột thay vì để tự động.
- Hàng tiêu đề không lặp lại khi bảng sang trang mới. Người đọc ở trang 3 không biết cột thứ tư là gì. Hầu hết trình soạn thảo có tuỳ chọn lặp lại hàng tiêu đề trên mỗi trang.
- Một hàng bị cắt đôi giữa hai trang, nửa tên đề tài ở trang này, nửa ở trang sau. Tắt tuỳ chọn cho phép hàng ngắt qua trang.
- Đường kẻ quá mờ. Màu xám nhạt trên màn hình có thể biến mất khi in đen trắng trên máy in văn phòng. Dùng đường kẻ đen, mảnh.
Một mẹo cho bảng công bố dài: đánh số thứ tự liên tục trong cả mục, không đánh lại từ 1 cho mỗi nhóm con. Người thẩm định ghi “bài số 17 không tìm thấy” sẽ chỉ đúng một bài, không phải ba bài số 17 ở ba nhóm.
Danh mục công bố trên giấy: mỗi dòng phải đọc được một hơi
Mục công bố thường chiếm một phần ba đến một nửa số trang của lý lịch, và đây là mục người thẩm định đọc kỹ nhất. Một vài quy ước trình bày giúp họ đọc nhanh và đối chiếu chính xác:
- Mỗi công bố một đoạn riêng, thụt dòng treo: dòng đầu sát lề, các dòng sau thụt vào khoảng 6–10 mm. Số thứ tự đứng riêng ở mép trái, mắt người đọc dò xuống theo cột số rất nhanh.
- Tên bạn trong danh sách tác giả in đậm. Với bài có tám, mười tác giả, người đọc không phải dò từng tên để tìm bạn đứng thứ mấy.
- Tên tạp chí in nghiêng, tên bài để thẳng, theo đúng một kiểu trích dẫn từ đầu tới cuối mục. Trộn hai kiểu trích dẫn trong cùng một danh mục là dấu hiệu dễ nhận ra của việc chép từ nhiều nguồn.
- Thông tin phân loại ở cuối dòng, trong ngoặc vuông nếu cần: cơ sở dữ liệu chỉ mục, mã số chuẩn, vai trò tác giả chính. Đặt ở cuối giúp phần trích dẫn vẫn liền mạch.
- DOI ghi dạng văn bản thường, không gạch chân, không màu xanh. Trên giấy, nó chỉ cần đọc được để gõ lại.
Thử nghiệm đơn giản: đưa một trang danh mục cho đồng nghiệp, hỏi họ “bài số 12 đăng năm nào, bạn đứng thứ mấy”. Nếu họ trả lời trong năm giây, trình bày đã ổn. Nếu họ phải dò lại cả dòng, hãy xem lại thứ tự các thành phần.
Ngắt trang có chủ ý
Hai lỗi ngắt trang hay gặp:
- Tiêu đề mục mồ côi: dòng “IV. CÁC ĐỀ TÀI ĐÃ CHỦ TRÌ” nằm ở dòng cuối trang, bảng bắt đầu ở trang sau. Dùng tuỳ chọn giữ tiêu đề đi cùng đoạn sau.
- Trang gần trống: một mục kết thúc ở đầu trang, phần còn lại trắng vì có ai đó đã chèn ngắt trang thủ công từ bản cũ. Rà lại mọi ngắt trang thủ công sau khi sửa nội dung.
Không cần cố cho mỗi mục bắt đầu ở trang mới. Điều đó làm lý lịch dài thêm vài trang vô ích.
Số trang, đầu trang và tên tệp
- Số trang dạng “Trang 3/9” ở chân trang, căn giữa hoặc căn phải. Có tổng số trang thì người nhận biết ngay bản in có thiếu trang nào không.
- Đầu trang ghi họ tên người khai bằng chữ nhỏ, từ trang 2 trở đi. Khi tập hồ sơ của mười ứng viên bị tháo ra, mỗi tờ vẫn biết thuộc về ai.
- Tên tệp PDF có họ tên không dấu và loại hồ sơ, ví dụ “LLKH_TranThiMai_detaiCB.pdf”. Tránh tên tệp mặc định như “Document1.pdf”.
Xuất PDF và in thử
Trước khi in số lượng lớn, xuất ra PDF rồi mở bằng một trình xem PDF khác với máy bạn soạn. Kiểm tra: dấu tiếng Việt có bị lỗi không, phông có bị thay không, bảng có giữ nguyên không. Sau đó in thử một bản trên chính máy in sẽ dùng. Đọc bản in thử với cây bút trên tay, như người thẩm định sẽ đọc. Bạn sẽ thấy những thứ không bao giờ thấy được trên màn hình: chữ trong bảng quá nhỏ, đường kẻ biến mất, trang 5 chỉ có hai dòng.
Với lý lịch tạo từ công cụ trực tuyến, phần lớn các thông số trên đã được đặt sẵn. Việc còn lại của bạn là kiểm tra nội dung có bị tràn không — thường ở tên đề tài rất dài hoặc danh sách tác giả nhiều người — và xem bản PDF trước khi in.
Bản in để ký và bản in để đọc
Một chi tiết ít người để ý: phần chữ ký và xác nhận ở cuối lý lịch cần được giữ trọn trên một trang, cùng với ít nhất vài dòng nội dung cuối cùng. Nếu trang cuối chỉ có ô chữ ký trơ trọi, bên tiếp nhận có thể đặt câu hỏi trang đó có thật sự thuộc văn bản phía trước hay không, nhất là khi không có dấu giáp lai. Điều chỉnh khoảng cách đoạn ở trang áp chót để kéo vài dòng xuống trang cuối là đủ.
Khi in nhiều bản, in một mặt trừ khi hướng dẫn cho phép in hai mặt. Bản in hai mặt tiết kiệm giấy, nhưng một số nơi tiếp nhận vẫn quen đếm trang theo tờ, và mặt sau dễ bị bỏ sót khi photo lại.
Những gì không cần làm
Không cần màu sắc. Bản in đen trắng là chuẩn, và màu có thể biến thành xám khó đọc. Không cần ảnh chân dung nếu mẫu không yêu cầu. Không cần khung viền trang trí, logo cá nhân hay phông chữ đặc biệt. Không cần bìa riêng cho lý lịch — nó thường nằm trong một tập hồ sơ đã có bìa. Mỗi thứ thêm vào không làm lý lịch mạnh hơn, chỉ làm nó khác với bốn mươi bản còn lại theo hướng không cần thiết.
Câu hỏi thường gặp
Lý lịch khoa học nên dùng cỡ chữ bao nhiêu?
Nội dung chính khoảng 13 pt, chữ trong bảng 11–12 pt. Nếu biểu mẫu của chương trình có quy định riêng thì làm theo quy định đó.
Có nên đổi sang trang ngang cho bảng rộng?
Không nên. Trang ngang giữa tập hồ sơ làm người đọc phải xoay và dễ bị khâu vào gáy. Hãy chỉnh độ rộng cột hoặc giảm cỡ chữ trong bảng.
Vì sao cần lặp lại hàng tiêu đề của bảng?
Bảng dài sang trang mới mà không có tiêu đề thì người đọc không biết từng cột là gì. Hầu hết trình soạn thảo có tuỳ chọn lặp tiêu đề tự động.
Số trang nên ghi thế nào?
Ghi dạng trang hiện tại trên tổng số trang ở chân trang, để người nhận biết bản in có đủ trang hay không.
Có nên in màu lý lịch khoa học?
Không cần. Bản đen trắng là chuẩn; màu dễ biến thành xám khó đọc khi được photo lại.
