Người làm nghiên cứu hai mươi năm tích luỹ hàng trăm tài liệu: quyết định, biên bản, giấy xác nhận, bản toàn văn bài báo, ảnh chụp bằng khen. Nếu không có hệ thống, tới lúc cần bạn sẽ mất nhiều ngày chỉ để đi tìm.
Cấu trúc thư mục đơn giản mà bền
Không cần phức tạp. Một cấu trúc dùng được lâu dài:
- Công bố — mỗi bài một thư mục con, chứa bản toàn văn, thư chấp nhận, ảnh chụp tra cứu danh mục.
- Đề tài — mỗi đề tài một thư mục, chứa thuyết minh, quyết định, biên bản nghiệm thu, sản phẩm.
- Đào tạo — mỗi học viên một thư mục.
- Giảng dạy — theo năm học, chứa bảng kê giờ giảng và xác nhận.
- Hành chính — quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng hạng, các văn bằng chứng chỉ.
- Khen thưởng.
- Hồ sơ đã nộp — mỗi lần nộp lưu một bản, kèm ngày.
Quy tắc đặt tên file
Bắt đầu bằng năm, rồi tới loại, rồi tới mô tả ngắn. Cách này khiến danh sách file tự sắp theo thời gian mà không cần làm gì thêm.
Tránh dấu tiếng Việt và ký tự đặc biệt trong tên file — chúng gây lỗi khi chuyển giữa các hệ thống hoặc khi nén để gửi đi.
Sao lưu: ít nhất hai nơi
Nguyên tắc tối thiểu: một bản trên máy bạn dùng hằng ngày, một bản ở nơi khác — ổ cứng rời hoặc dịch vụ lưu trữ.
Với những giấy tờ không thể cấp lại được, nên có thêm bản giấy cất riêng. Danh sách này không dài: quyết định bổ nhiệm, bằng cấp gốc, quyết định khen thưởng cấp cao.
Kiểm tra bản sao lưu mỗi năm một lần. Một bản sao lưu chưa từng được mở ra kiểm tra thì chưa chắc dùng được.
Bản gốc của lý lịch khoa học
Ngoài giấy tờ, hãy duy trì một bản gốc của chính lý lịch khoa học — nơi bạn cập nhật liên tục, đầy đủ mọi mục, không cắt bớt theo mẫu nào. Mọi bản nộp đều là bản rút ra từ đây.
Nếu bạn giữ bản gốc này bằng một công cụ trực tuyến, hãy định kỳ xuất một bản ra file và lưu cùng bộ tài liệu. Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào một dịch vụ duy nhất cho dữ liệu của cả sự nghiệp.
Thói quen cập nhật
Cách bền vững nhất là cập nhật theo sự kiện chứ không theo lịch: có bài được chấp nhận thì ghi ngay, nhận quyết định thì lưu ngay, kết thúc năm học thì xin xác nhận giờ giảng ngay.
Mỗi lần chỉ mất vài phút. Cộng lại trong mười năm, nó là khác biệt giữa một hồ sơ lắp ráp trong một buổi và một hồ sơ phải dựng lại trong ba tháng.
Trên lylichkhoahoc.com, bản gốc nằm ở một chỗ và xuất được ra nhiều dạng — nhưng vẫn nên xuất một bản lưu riêng mỗi năm, theo đúng nguyên tắc hai nơi ở trên.
Câu hỏi thường gặp
Nên tổ chức thư mục lưu trữ thế nào?
Chia theo nhóm: công bố, đề tài, đào tạo, giảng dạy, hành chính, khen thưởng, và hồ sơ đã nộp. Mỗi công trình hoặc học viên một thư mục con.
Đặt tên file theo quy tắc nào?
Bắt đầu bằng năm, rồi loại, rồi mô tả ngắn, để danh sách tự sắp theo thời gian. Tránh dấu tiếng Việt và ký tự đặc biệt.
Cần sao lưu ở mấy nơi?
Ít nhất hai nơi, và với giấy tờ không cấp lại được thì nên có thêm bản giấy cất riêng. Nên kiểm tra bản sao lưu mỗi năm một lần.
Bản gốc lý lịch khoa học là gì?
Là bản đầy đủ mọi mục, không cắt bớt theo mẫu nào, được cập nhật liên tục. Mọi bản nộp đều rút ra từ đây.
Nên cập nhật hồ sơ theo lịch hay theo sự kiện?
Theo sự kiện: có bài được chấp nhận thì ghi ngay, nhận quyết định thì lưu ngay. Mỗi lần chỉ mất vài phút nhưng bền hơn nhiều so với dồn lại.
