Nhận thông báo hồ sơ chưa đạt là điều không dễ chịu. Nhưng phản ứng đầu tiên nên là đọc kỹ lý do, vì cách xử lý khác nhau hoàn toàn tuỳ vào việc bạn thiếu cái gì.
Ba nhóm lý do
Nhóm một — thiếu minh chứng hoặc sai hình thức. Bản kê khai không khớp giấy tờ, thiếu xác nhận, sai mẫu, thiếu chữ ký. Đây là nhóm dễ khắc phục nhất và chiếm tỉ lệ lớn nhất ở cấp cơ sở.
Cách xử lý: lập danh sách từng điểm bị nêu, đi xin đủ giấy tờ, đối chiếu lại toàn bộ theo đúng từng dòng. Thường trong một kỳ là bổ sung được.
Nhóm hai — thiếu một nhóm tiêu chí. Chưa hướng dẫn nghiên cứu sinh nào bảo vệ, chưa chủ trì đề tài, chưa có giáo trình. Đây là nhóm cần thời gian thật.
Cách xử lý: lập kế hoạch nhiều năm và bắt đầu ngay từ mục cần lâu nhất. Nộp lại vào kỳ sau khi chưa bổ sung được gì mới thường cho kết quả cũ.
Nhóm ba — vấn đề về chất lượng hoặc tính phù hợp. Công trình không thuộc ngành đăng ký, chất lượng nguồn công bố chưa đạt yêu cầu, hoặc có vấn đề về tính xác thực của một mục nào đó.
Cách xử lý: đây là nhóm nghiêm túc nhất và cần trao đổi trực tiếp với hội đồng cơ sở hoặc bộ phận phụ trách để hiểu chính xác vấn đề, thay vì tự suy đoán.
Việc nên làm ngay
- Xin bản nhận xét chi tiết nếu có. Nhiều nơi có biên bản ghi rõ từng điểm chưa đạt — đây là tài liệu quý.
- Hỏi trực tiếp và lịch sự. Người trong hội đồng cơ sở thường sẵn lòng giải thích nếu bạn hỏi với thái độ cầu thị.
- Ghi lại toàn bộ thành một danh sách việc phải làm, kèm thời hạn dự kiến cho từng việc.
- Đừng phản ứng ngay khi còn đang bực. Thư khiếu nại viết trong lúc nóng giận hiếm khi giúp ích.
Khi bạn cho rằng có sự hiểu nhầm
Điều này có xảy ra: một mục bị đánh giá thiếu trong khi bạn có minh chứng nhưng đính kèm chưa rõ, hoặc vai trò của bạn trong một công trình bị hiểu sai.
Cách xử lý: viết một văn bản ngắn, nêu đích danh điểm bị hiểu nhầm, kèm minh chứng cụ thể, gửi đúng bộ phận phụ trách. Giữ giọng điềm đạm và tập trung vào dữ kiện. Tránh lập luận cảm tính hoặc so sánh với hồ sơ của người khác.
Chuẩn bị cho kỳ sau
Ba việc có ích nhất: nhờ một đồng nghiệp đã qua kỳ xét đọc lại toàn bộ hồ sơ; rà soát theo bản kiểm từng mục thay vì đọc lướt; và bắt tay ngay vào nhóm tiêu chí cần thời gian dài, thay vì tiếp tục dồn sức vào nhóm bạn đã mạnh.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng rất nhiều người đạt chuẩn ở lần nộp thứ hai hoặc thứ ba. Việc bị trả lại một lần không để lại dấu vết gì trong hồ sơ khoa học của bạn.
Trên lylichkhoahoc.com, bạn có thể lưu lại phiên bản hồ sơ đã nộp và đánh dấu những mục cần bổ sung, để kỳ sau không phải dựng lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Lý do bị trả lại phổ biến nhất là gì?
Thiếu minh chứng hoặc sai hình thức: bản kê khai không khớp giấy tờ, thiếu xác nhận, sai mẫu. Đây cũng là nhóm dễ khắc phục nhất.
Thiếu hẳn một nhóm tiêu chí thì làm sao?
Cần lập kế hoạch nhiều năm và bắt đầu ngay từ mục cần thời gian lâu nhất. Nộp lại kỳ sau khi chưa bổ sung được gì mới thường cho kết quả cũ.
Có nên khiếu nại khi cho rằng bị hiểu nhầm không?
Có thể, bằng một văn bản ngắn nêu đích danh điểm bị hiểu nhầm kèm minh chứng cụ thể, giọng điềm đạm và tập trung vào dữ kiện.
Bị trả lại có để lại dấu vết gì không?
Không. Rất nhiều người đạt chuẩn ở lần nộp thứ hai hoặc thứ ba, và việc này không để lại dấu vết trong hồ sơ khoa học.
Việc đầu tiên nên làm sau khi bị trả lại là gì?
Xin bản nhận xét chi tiết nếu có, hỏi trực tiếp bộ phận phụ trách với thái độ cầu thị, và ghi lại toàn bộ thành danh sách việc phải làm kèm thời hạn.
