Thăng hạng giảng viên chính: chuẩn bị phần lý lịch khoa học từ sớm

Giảng viên ở các cơ sở giáo dục đại học công lập được xếp theo ba hạng chức danh nghề nghiệp: giảng viên (hạng III), giảng viên chính (hạng II) và giảng viên cao cấp (hạng I). Lên hạng II là bước mà phần lớn giảng viên sẽ đi qua sau một số năm công tác. Đây là chức danh nghề nghiệp do cơ quan quản lý xét, khác hẳn với chức danh phó giáo sư do hệ thống hội đồng giáo sư xét — nhưng hồ sơ của hai việc này có nhiều phần giống nhau, và lý lịch khoa học nằm ở trung tâm của cả hai.

Tiêu chuẩn cụ thể để thăng hạng (số năm giữ hạng, nhiệm vụ đã thực hiện, công trình, ngoại ngữ, tin học…) được quy định trong văn bản về mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp giảng viên và có thể được sửa đổi. Bài này không nhắc lại con số; bạn cần đọc văn bản hiện hành và hướng dẫn của trường cho đợt xét. Bài này tập trung vào việc làm sao để phần lý lịch khoa học và minh chứng không trở thành nút thắt.

Vì sao phải bắt đầu nhiều năm trước kỳ xét

Tiêu chuẩn thăng hạng đánh giá một quá trình, không phải một thời điểm. Hội đồng muốn thấy bạn đã giảng dạy đủ khối lượng qua nhiều năm, đã làm nhiệm vụ khoa học, đã biên soạn tài liệu, đã hướng dẫn người học. Mỗi việc đó sinh ra một giấy tờ ở thời điểm nó xảy ra: quyết định phân công giảng dạy năm học, biên bản nghiệm thu đề tài cơ sở, quyết định giao biên soạn, quyết định giao hướng dẫn khoá luận.

Những giấy tờ này nằm rải rác ở phòng đào tạo, phòng khoa học, văn phòng khoa. Sau ba bốn năm, nhiều văn bản đã khó tìm: người phụ trách đã chuyển công tác, hệ thống lưu trữ thay đổi, bản mềm không còn. Người chuẩn bị từ sớm chỉ việc gom lại những gì đã lưu. Người chờ có thông báo xét mới bắt đầu thì có khoảng vài tuần để đi tìm giấy tờ của nhiều năm.

Lập bảng đối chiếu tiêu chuẩn ngay từ năm đầu giữ hạng

Ngay khi được bổ nhiệm hạng III, hoặc ngay hôm nay nếu bạn đã giữ hạng vài năm, lập một bảng có ba cột: tiêu chuẩn theo văn bản, những gì đã có, minh chứng nằm ở đâu. Ví dụ cấu trúc:

Cột thứ hai và thứ ba sẽ lấp dần theo năm. Mỗi lần có một văn bản mới liên quan, chụp hoặc quét ngay, đặt vào đúng thư mục, cập nhật bảng. Đến kỳ xét, bảng này gần như chính là danh mục minh chứng bạn phải nộp.

Lý lịch khoa học trong hồ sơ thăng hạng khác gì bản dùng cho đề tài

Lý lịch khoa học nộp cho đề tài tập trung vào năng lực nghiên cứu trong một hướng cụ thể. Lý lịch trong hồ sơ thăng hạng thì cần phủ toàn bộ nhiệm vụ của giảng viên: giảng dạy, nghiên cứu, biên soạn, hướng dẫn, phục vụ cộng đồng. Ba điều cần chú ý:

• Mốc thời gian phải khớp với thời gian giữ hạng. Những gì làm trước ngày bổ nhiệm hạng hiện tại có thể không được tính cho lần thăng hạng này. Tách rõ trong lý lịch: trước và sau mốc đó.
• Phần giảng dạy cần cụ thể: tên học phần, bậc đào tạo, số tín chỉ, năm học. “Giảng dạy các học phần chuyên ngành” không đủ để hội đồng đối chiếu với bảng kê giờ.
• Vai trò trong mỗi công việc phải rõ: chủ nhiệm hay thành viên đề tài, chủ biên hay tham gia biên soạn, hướng dẫn chính hay hướng dẫn phụ. Tiêu chuẩn thường phân biệt các vai trò này.

Những lỗi khiến hồ sơ thăng hạng bị chậm

1. Năm học thiếu giờ không được giải thích. Năm đi học, nghỉ thai sản, đi công tác dài ngày làm khối lượng giảng dạy giảm. Đây thường là trường hợp được tính theo quy định riêng, nhưng cần có quyết định cử đi học hoặc giấy tờ tương ứng kèm theo.
2. Đề tài cấp cơ sở nghiệm thu nhưng không có quyết định giao, hoặc ngược lại. Cả hai đầu đều cần.
3. Bài báo đăng trên tạp chí không có mã số chuẩn quốc tế hoặc không thuộc danh mục được tính theo hướng dẫn của đợt xét. Đối chiếu từng bài trước khi đưa vào.
4. Chứng chỉ ngoại ngữ, tin học hết hạn hoặc không đúng loại mà văn bản chấp nhận. Kiểm tra sớm vì thi lại mất thời gian.
5. Lý lịch khoa học ghi khác hồ sơ nhân sự về ngày bổ nhiệm, ngạch hạng, đơn vị công tác. Phòng tổ chức sẽ không xác nhận cho tới khi khớp.

Viết một dòng trong lý lịch sao cho hội đồng đối chiếu được

Hội đồng thăng hạng thường làm việc theo kiểu đối chiếu: đọc một dòng trong lý lịch, lật sang minh chứng tương ứng, đánh dấu. Mỗi dòng trong lý lịch nên chứa đủ thông tin để người đọc tìm ngay đúng tờ minh chứng. So sánh hai cách viết cho cùng một việc:

Ký hiệu minh chứng trong ngoặc vuông là quy ước riêng của bạn, khớp với tên thư mục và số trang trong tập minh chứng. Không phải mẫu nào cũng cho ghi như vậy; nếu mẫu không cho, hãy lập một bảng tra cứu riêng đặt đầu tập minh chứng.

Chuyển trường giữa chừng: đừng để mất phần đã làm

Giảng viên chuyển từ trường này sang trường khác trong thời gian giữ hạng thường gặp một vấn đề: giấy tờ của những năm ở trường cũ phải xin từ trường cũ, và càng để lâu càng khó. Trước khi nhận quyết định chuyển công tác, hãy xin đủ một lần: bảng kê giờ có xác nhận của các năm đã làm, xác nhận các đề tài đã tham gia, danh sách khoá luận đã hướng dẫn. Một buổi làm việc với phòng đào tạo và phòng khoa học trường cũ lúc bạn vẫn còn là người của họ dễ hơn rất nhiều so với viết thư xin lại sau ba năm.

Một buổi mỗi học kỳ là đủ

Không cần dành cả tuần. Cuối mỗi học kỳ, dành một buổi: xin bảng kê giờ có xác nhận, lưu quyết định phân công, cập nhật danh sách khoá luận đã hướng dẫn, thêm bài báo mới vào danh mục. Cập nhật bảng đối chiếu và lý lịch khoa học bản gốc. Sau ba bốn năm, bạn có một bộ hồ sơ gần như hoàn chỉnh, và khi thông báo xét ra, phần việc chỉ còn là điền vào mẫu của đợt đó và đi xin xác nhận.

Một thói quen đi kèm rất có ích: mỗi lần nhận một văn bản giấy, ghi ngay ngày nhận và nơi lưu bản gốc vào bảng đối chiếu. Bản gốc thường phải xuất trình khi nộp hồ sơ hoặc khi hội đồng yêu cầu đối chiếu, và lục tìm bản gốc của một quyết định từ bốn năm trước trong tủ hồ sơ của khoa là việc tốn công nhất của cả mùa xét. Nếu văn bản chỉ có bản điện tử gửi qua thư, lưu nguyên thư kèm tệp, vì thông tin người gửi và ngày gửi cũng là một phần của minh chứng.

Đây cũng chính là nền móng cho các bước xa hơn. Khi tính tới hạng I hay tới chức danh phó giáo sư, bạn sẽ dùng lại gần như toàn bộ hệ thống thư mục này, chỉ thêm những nhóm minh chứng mà tiêu chuẩn cao hơn đòi hỏi.

Câu hỏi thường gặp