Hướng dẫn học viên là một trong những nhóm tiêu chí chính, và cũng là nhóm mà giấy tờ dễ thất lạc nhất — vì nó trải dài qua nhiều năm và qua nhiều khâu hành chính khác nhau.
Bốn mốc cần giữ giấy
- Quyết định giao đề tài và phân công người hướng dẫn. Có tên bạn, tên học viên, tên đề tài. Đây là gốc của mọi thứ.
- Quyết định thành lập hội đồng bảo vệ.
- Biên bản bảo vệ hoặc kết quả bảo vệ.
- Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng. Đây mới là mốc chứng minh học viên đã hoàn thành.
Xin bản sao ngay tại thời điểm mỗi mốc diễn ra. Sau vài năm, phòng đào tạo đã thay người và việc tra tìm mất rất nhiều thời gian.
Cách kê khai một mục
Nên có đủ: họ tên học viên, tên đề tài, bậc đào tạo, cơ sở đào tạo, vai trò của bạn, năm giao đề tài, năm bảo vệ, và kết quả.
Nếu học viên có công bố chung với bạn trong quá trình làm luận văn, có thể ghi chú thêm — nó cho thấy chất lượng của quá trình hướng dẫn.
Đồng hướng dẫn
Ghi rõ bạn là hướng dẫn chính hay hướng dẫn phụ, và ghi cả tên người còn lại. Đây là chi tiết được xem kỹ, vì hai vai trò được ghi nhận ở mức khác nhau.
Đừng ghi mập mờ theo kiểu chỉ nêu tên mình. Thông tin này có trong quyết định và đối chiếu được ngay.
Học viên bỏ dở hoặc kéo dài
Chuyện này xảy ra và không phải lỗi của bạn. Nếu học viên chưa bảo vệ, ghi rõ tình trạng đang thực hiện kèm năm giao đề tài. Nếu học viên đã thôi học, không cần ghi vào phần thành tích, nhưng cũng không cần che giấu nếu được hỏi.
Lưu ý: các tiêu chí thường chỉ tính học viên đã bảo vệ thành công. Đây là lý do nên nhận hướng dẫn sớm và nhận nhiều hơn con số tối thiểu bạn cần.
Hướng dẫn ở cơ sở khác
Nếu bạn hướng dẫn học viên của một trường khác theo lời mời, hãy xin xác nhận từ chính trường đó. Đơn vị bạn đang công tác không cấp được giấy cho hoạt động diễn ra ở nơi khác, và đây là chỗ nhiều người vướng khi làm hồ sơ.
Hướng dẫn sinh viên đại học
Khoá luận tốt nghiệp và đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên thường không được tính vào nhóm tiêu chí chính, nhưng vẫn nên ghi ở mục hoạt động đào tạo — đặc biệt nếu đề tài đạt giải hoặc dẫn tới công bố.
Một thói quen đơn giản
Tạo một thư mục cho mỗi học viên ngay từ ngày nhận hướng dẫn. Mỗi lần có giấy tờ, bỏ vào đó. Khi học viên bảo vệ xong, thư mục đã đầy đủ và bạn không phải đi tìm gì cả.
Trên lylichkhoahoc.com, mỗi học viên là một mục riêng có ô tình trạng và ô ghi nơi lưu minh chứng — nhìn vào là biết ngay ai còn thiếu giấy tờ gì.
Câu hỏi thường gặp
Cần giữ những giấy tờ nào khi hướng dẫn học viên?
Quyết định giao đề tài và phân công hướng dẫn, quyết định thành lập hội đồng, biên bản bảo vệ, và quyết định công nhận tốt nghiệp.
Đồng hướng dẫn thì ghi thế nào?
Ghi rõ bạn là hướng dẫn chính hay phụ và ghi cả tên người còn lại. Hai vai trò được ghi nhận ở mức khác nhau và thông tin này đối chiếu được từ quyết định.
Học viên chưa bảo vệ thì có ghi được không?
Ghi được với tình trạng đang thực hiện kèm năm giao đề tài, nhưng các tiêu chí thường chỉ tính học viên đã bảo vệ thành công.
Hướng dẫn học viên ở trường khác thì xin xác nhận ở đâu?
Xin từ chính trường đó. Đơn vị bạn đang công tác không cấp được giấy cho hoạt động diễn ra ở nơi khác.
Hướng dẫn khoá luận đại học có ghi vào hồ sơ không?
Nên ghi ở mục hoạt động đào tạo, dù thường không tính vào nhóm tiêu chí chính, đặc biệt nếu đề tài đạt giải hoặc dẫn tới công bố.
