Người thẩm định ở cấp cơ sở thường nói cùng một điều: đa số hồ sơ bị trả lại vì lỗi hình thức và minh chứng, không phải vì năng lực. Bản kiểm dưới đây chạy hết trong một buổi.
Thông tin cơ bản
- Họ tên, ngày sinh, số định danh khớp với giấy tờ tuỳ thân.
- Chức danh và học vị hiện tại, kèm năm được công nhận.
- Đơn vị công tác hiện tại đúng tên gọi mới nhất.
- Ngành và chuyên ngành đăng ký đúng theo hệ thống phân loại hiện hành.
- Thông tin liên hệ còn hoạt động, dùng email cơ quan.
Quá trình đào tạo và công tác
- Các mốc thời gian liên tục, không có khoảng trống không giải thích.
- Tên cơ sở đào tạo ghi đầy đủ, kèm nước nếu học ở nước ngoài.
- Văn bằng nước ngoài đã có thủ tục công nhận, kèm minh chứng.
- Quá trình công tác khớp với sổ bảo hiểm hoặc quyết định tuyển dụng.
Công bố
- Mọi công trình đều tra ngược được từ thông tin đã ghi.
- Danh sách tác giả đầy đủ, đúng thứ tự, đã đánh dấu vai trò của bạn.
- Thông tin danh mục tạp chí kèm thời điểm, có ảnh chụp tra cứu lưu riêng.
- Không có bài đang phản biện nằm lẫn trong danh sách đã công bố.
- Không có mục nào trùng nhau — đặc biệt giữa báo cáo hội nghị và bài tạp chí mở rộng.
- Số lượng trong bản kê khớp chính xác với số minh chứng đính kèm.
Đề tài
- Tên và mã số đúng theo quyết định phê duyệt.
- Vai trò ghi đúng theo quyết định giao nhiệm vụ.
- Đề tài đã nghiệm thu có biên bản kèm theo.
Đào tạo
- Giờ giảng có xác nhận của đơn vị theo từng năm.
- Học viên và nghiên cứu sinh đã bảo vệ có quyết định công nhận học vị.
- Vai trò hướng dẫn ghi đúng theo quyết định.
Hình thức
- Dùng đúng mẫu mà cơ sở hoặc hội đồng yêu cầu cho kỳ xét này.
- Định dạng nhất quán trong toàn hồ sơ.
- Đánh số trang, có mục lục nếu hồ sơ dày.
- Chữ ký và xác nhận của đơn vị ở những chỗ bắt buộc.
Hai việc cuối cùng
Nhờ người khác đọc. Người tự làm hồ sơ luôn có điểm mù ở đúng những chỗ mình đã quyết định từ lâu. Một đồng nghiệp đã qua kỳ xét là người đọc tốt nhất.
Đối chiếu bản kê với từng minh chứng, đúng từng dòng. Nghe máy móc nhưng đây là bước bắt được nhiều lỗi nhất. Nếu hồ sơ dày, hãy đánh dấu từng cặp kê khai và minh chứng để không sót.
Trên lylichkhoahoc.com, bạn có thể nhập dần từng mục rồi xuất ra bản in theo cấu trúc chuẩn — hồ sơ nhất quán về định dạng ngay từ đầu sẽ tiết kiệm phần lớn công rà soát ở bước cuối.
Câu hỏi thường gặp
Lỗi nào khiến hồ sơ bị trả lại nhiều nhất?
Lỗi hình thức và minh chứng, đặc biệt là bản kê khai không khớp với minh chứng đính kèm, chứ không phải vấn đề về năng lực chuyên môn.
Có cần lưu ảnh chụp tra cứu danh mục tạp chí không?
Rất nên, kèm ngày tra cứu tại thời điểm bài được đăng, vì tình trạng danh mục thay đổi theo chu kỳ.
Ai nên đọc lại hồ sơ giúp mình?
Một đồng nghiệp đã đi qua kỳ xét, vì họ biết những chỗ thường bị hỏi. Người tự làm hồ sơ luôn có điểm mù ở chính những chỗ mình đã quyết định từ lâu.
Văn bằng nước ngoài cần chuẩn bị gì?
Cần có thủ tục công nhận văn bằng theo quy định hiện hành và kèm minh chứng vào hồ sơ.
Bước rà soát nào bắt được nhiều lỗi nhất?
Đối chiếu bản kê khai với từng minh chứng theo đúng từng dòng. Nghe máy móc nhưng đây là bước hiệu quả nhất.