Đây là một trong những rủi ro âm thầm nhất của hồ sơ chức danh: bạn đăng bài ở một tạp chí đang nằm trong danh mục được công nhận, vài năm sau tạp chí bị đưa ra khỏi danh mục, và tới lúc làm hồ sơ thì không còn cách nào chứng minh nó từng ở trong đó.
Vì sao tình trạng thay đổi
Các cơ sở dữ liệu lớn rà soát định kỳ và loại bỏ những tạp chí không còn đáp ứng tiêu chí về chất lượng bình duyệt, tính đều đặn hoặc đạo đức xuất bản. Danh mục do hội đồng ngành công nhận cũng được cập nhật theo giai đoạn.
Nghĩa là câu hỏi đúng không phải tạp chí này có trong danh mục không, mà là tại thời điểm bài của tôi được đăng, nó có trong danh mục không.
Ba thời điểm cần kiểm tra
- Trước khi nộp bài. Đây là lúc quan trọng nhất, vì nếu tạp chí không nằm trong danh mục bạn cần thì tốt hơn hết là chọn nơi khác ngay từ đầu.
- Khi bài được chấp nhận. Kiểm tra lại và lưu bằng chứng.
- Khi bài xuất bản chính thức. Lưu thêm một lần nữa, kèm thông tin số quyển và số phát hành.
Lưu bằng chứng thế nào
Cách đơn giản và đủ dùng:
- Chụp toàn màn hình trang tra cứu, để thấy cả địa chỉ trang và nội dung.
- Bảo đảm ảnh có ngày tra cứu. Nếu trang không hiển thị ngày, hãy đặt tên file kèm ngày và ghi vào ghi chú.
- Lưu cả bản in ra PDF của trang đó nếu có thể.
- Đặt tên file theo quy tắc: năm, tên tạp chí rút gọn, loại danh mục.
- Lưu chung thư mục với bản toàn văn bài báo, để sau này lấy một lần được cả bộ.
Những nguồn cần tra
Tuỳ yêu cầu của hồ sơ, bạn có thể cần tra ở nhiều nơi: cơ sở dữ liệu quốc tế mà đơn vị công nhận, và danh mục riêng do hội đồng ngành ban hành cho ngành của bạn. Đừng giả định hai nguồn giống nhau — có tạp chí nằm trong cơ sở dữ liệu quốc tế nhưng không có trong danh mục ngành, và ngược lại.
Với các tạp chí trong nước, danh mục của hội đồng ngành là nguồn quyết định.
Nếu tạp chí đã bị loại khỏi danh mục
Bạn vẫn kê khai bài đó, nhưng phải trung thực: ghi rõ tình trạng tại thời điểm đăng, kèm bằng chứng nếu có, và ghi chú tình trạng hiện tại. Việc giấu thông tin này gây hại hơn nhiều, vì người thẩm định thường tra lại và sẽ tự thấy.
Nếu không có bằng chứng gì cả, hãy trình bày thẳng thắn thay vì khẳng định chắc chắn về tình trạng quá khứ. Sự thận trọng ở đây được đánh giá cao hơn là sự quả quyết không có căn cứ.
Thói quen nên có
Ngay khi nhận thư chấp nhận đăng bài, hãy làm ba việc trong cùng buổi: lưu thư chấp nhận, chụp màn hình tra cứu danh mục, và ghi bài đó vào bản gốc lý lịch khoa học. Mất năm phút, và nó phòng được rủi ro không thể sửa về sau.
Trên lylichkhoahoc.com, mỗi công bố có ô ghi tình trạng danh mục kèm ngày tra cứu — nhắc bạn ghi ngay từ lúc nhập chứ không để tới lúc cần.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao tình trạng danh mục của tạp chí lại thay đổi?
Các cơ sở dữ liệu rà soát định kỳ và loại bỏ tạp chí không còn đáp ứng tiêu chí về bình duyệt, tính đều đặn hoặc đạo đức xuất bản. Danh mục của hội đồng ngành cũng được cập nhật theo giai đoạn.
Nên kiểm tra danh mục vào lúc nào?
Ba thời điểm: trước khi nộp bài, khi bài được chấp nhận, và khi bài xuất bản chính thức. Lần đầu là quan trọng nhất vì còn kịp đổi nơi gửi.
Lưu bằng chứng thế nào cho đủ?
Chụp toàn màn hình trang tra cứu để thấy cả địa chỉ trang, bảo đảm có ngày tra cứu, và lưu chung thư mục với bản toàn văn bài báo.
Tạp chí đã bị loại khỏi danh mục thì còn kê khai được không?
Vẫn kê khai nhưng phải ghi rõ tình trạng tại thời điểm đăng kèm bằng chứng, và ghi chú tình trạng hiện tại. Giấu thông tin gây hại hơn nhiều.
Cơ sở dữ liệu quốc tế và danh mục ngành có giống nhau không?
Không. Có tạp chí nằm trong cơ sở dữ liệu quốc tế nhưng không có trong danh mục ngành và ngược lại, nên cần tra cả hai theo yêu cầu của hồ sơ.