Nhiều người bực bội khi phải làm lại lý lịch khoa học cho từng việc: nộp hồ sơ chức danh một mẫu, đăng ký đề tài một mẫu, hồ sơ hợp tác quốc tế lại một mẫu khác. Thực ra mỗi mẫu phục vụ một câu hỏi khác nhau.
Ba nhóm mẫu thường gặp
Mẫu cho hồ sơ chức danh. Câu hỏi mà nó trả lời: bạn đã tích luỹ đủ theo từng nhóm tiêu chí chưa. Vì vậy mẫu này rất chi tiết, có phần kê khai riêng cho giờ giảng, hướng dẫn học viên, đề tài, công bố, sách — và mỗi mục đều đòi minh chứng.
Mẫu cho đăng ký đề tài. Câu hỏi: bạn có đủ năng lực chủ trì việc này không. Mẫu tập trung vào kinh nghiệm chủ trì các đề tài trước, các công trình liên quan trực tiếp tới hướng của đề tài đang xin, và nhân lực của nhóm.
Mẫu ngắn cho giới thiệu. Dùng khi tham gia hội đồng, khi được mời báo cáo, hoặc khi hợp tác. Thường chỉ một tới hai trang, nêu chức danh, hướng nghiên cứu và vài công trình tiêu biểu.
Ngoài ra còn có bản tiếng Anh cho hợp tác quốc tế, thường theo cấu trúc khác hẳn: ngắn hơn, không có phần kê khai giờ giảng, nhấn mạnh công bố và dự án.
Nguyên tắc chọn mẫu
- Dùng đúng mẫu nơi nhận yêu cầu. Nghe hiển nhiên nhưng đây là lỗi thường gặp: dùng lại mẫu năm ngoái trong khi mẫu đã được cập nhật.
- Kiểm tra ngày ban hành của mẫu. Với hồ sơ chức danh, mẫu có thể thay đổi giữa các kỳ xét.
- Không tự thêm bớt mục trong mẫu bắt buộc. Nếu có nội dung không biết đặt vào đâu, hỏi bộ phận phụ trách thay vì tự chế thêm mục.
- Với mẫu tự do — như bản giới thiệu ngắn — hãy ưu tiên sự rõ ràng hơn là đầy đủ.
Cách làm đỡ khổ nhất: một bản gốc, nhiều bản xuất
Thay vì mỗi lần lại gõ lại từ đầu, hãy duy trì một bản gốc đầy đủ chứa mọi thứ: toàn bộ công bố, mọi đề tài, mọi năm giờ giảng, mọi học viên đã hướng dẫn, kèm thông tin minh chứng cho từng mục.
Bản gốc này không nộp cho ai. Nó là kho dữ liệu. Khi cần nộp, bạn lấy ra phần phù hợp và trình bày theo mẫu được yêu cầu.
Cách này có ba cái lợi: không bao giờ phải nhớ lại; các bản nộp luôn nhất quán với nhau, tránh tình huống hai hồ sơ ghi khác nhau về cùng một việc; và khi mẫu thay đổi, bạn chỉ cần sắp xếp lại chứ không phải thu thập lại.
Những gì nên có trong bản gốc
- Mọi công trình kèm đầy đủ thông tin tra cứu và tình trạng danh mục tại thời điểm đăng.
- Mọi đề tài kèm mã số, vai trò và số hiệu quyết định.
- Giờ giảng theo từng năm học kèm nơi lưu xác nhận.
- Danh sách học viên và nghiên cứu sinh kèm năm bảo vệ và số quyết định.
- Giải thưởng, sáng chế, sách kèm minh chứng.
- Một cột ghi chú: minh chứng của mục này đang nằm ở đâu.
Cột cuối cùng là thứ tiết kiệm nhiều thời gian nhất khi tới kỳ nộp hồ sơ.
Công cụ trên lylichkhoahoc.com hoạt động đúng theo nguyên tắc này: bạn nhập một lần vào bản gốc, sau đó xuất ra bản in theo cấu trúc chuẩn cho từng nhu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao phải làm nhiều mẫu lý lịch khoa học khác nhau?
Vì mỗi mẫu trả lời một câu hỏi khác nhau: hồ sơ chức danh hỏi bạn đã tích luỹ đủ chưa, hồ sơ đề tài hỏi bạn có đủ năng lực chủ trì không, bản giới thiệu ngắn chỉ cần nêu hướng nghiên cứu.
Dùng lại mẫu của kỳ trước có được không?
Rủi ro, vì mẫu có thể được cập nhật giữa các kỳ xét. Luôn kiểm tra ngày ban hành và lấy bản mới nhất từ nơi nhận hồ sơ.
Có được tự thêm mục vào mẫu bắt buộc không?
Không nên. Nếu có nội dung không biết đặt vào đâu, hãy hỏi bộ phận phụ trách thay vì tự chế thêm mục.
Bản gốc đầy đủ có phải nộp cho ai không?
Không. Đó là kho dữ liệu cá nhân của bạn, dùng để trích xuất ra các bản nộp theo từng mẫu được yêu cầu.
Bản gốc nên có thêm thông tin gì mà các mẫu không hỏi?
Một cột ghi chú minh chứng của mỗi mục đang nằm ở đâu. Đây là thứ tiết kiệm nhiều thời gian nhất khi tới kỳ nộp hồ sơ.