Lý lịch khoa học của bạn có thể xuất hiện ở nhiều nơi: nộp cho hội đồng, gửi kèm hồ sơ đề tài, đăng trên trang cá nhân, gửi cho đối tác hợp tác. Mỗi nơi cần mức thông tin khác nhau, và trộn lẫn là chuyện thường xảy ra.
Ba mức thông tin
Mức nội bộ — cho hồ sơ chính thức. Đây là nơi cần đầy đủ: số định danh cá nhân, ngày sinh, địa chỉ, thông tin về quá trình công tác kèm số quyết định. Những thông tin này bắt buộc theo mẫu và được xử lý trong quy trình có kiểm soát.
Mức chuyên môn — cho hợp tác và giới thiệu. Chỉ cần: họ tên, chức danh, đơn vị, hướng nghiên cứu, công trình tiêu biểu, email cơ quan. Không cần ngày sinh, không cần số định danh, không cần địa chỉ nhà.
Mức công khai — đăng trên web. Như mức chuyên môn nhưng cân nhắc thêm về thông tin liên hệ: email cơ quan thì được, số điện thoại cá nhân thì nên cân nhắc.
Những thông tin nên cẩn trọng
- Số định danh cá nhân, số căn cước. Chỉ đưa vào hồ sơ bắt buộc, tuyệt đối không đăng công khai.
- Địa chỉ nhà riêng. Dùng địa chỉ cơ quan cho mọi mục đích liên hệ.
- Số điện thoại cá nhân. Cân nhắc kỹ trước khi đưa lên bản công khai.
- Thông tin về gia đình. Một số mẫu cũ có mục này; nếu bản bạn đang dùng không yêu cầu thì không cần thêm.
- Thông tin sức khoẻ. Không thuộc phạm vi lý lịch khoa học.
- Ảnh chụp giấy tờ tuỳ thân. Nếu phải nộp, gửi qua kênh chính thức chứ đừng đính kèm vào bản dùng chung.
Quản lý phiên bản
Cách làm gọn: giữ một bản gốc đầy đủ ở nơi riêng tư, và tạo các bản rút gọn cho từng mục đích. Đặt tên file rõ để không gửi nhầm — gửi nhầm bản đầy đủ chứa số định danh cho một đối tác nước ngoài là tình huống có thật và không sửa được.
Trước khi gửi bất kỳ bản nào ra ngoài, hãy mở ra xem lại trang đầu. Ba mươi giây này phòng được phần lớn sự cố.
Khi hồ sơ được đăng công khai
Nhiều đơn vị đăng lý lịch khoa học của giảng viên lên trang trường. Đây là điều tốt cho việc kết nối, nhưng bạn có quyền đề nghị ẩn một số thông tin cá nhân. Hãy chủ động trao đổi với bộ phận phụ trách thay vì đợi tới lúc phát hiện thông tin của mình đã nằm trên mạng.
Nếu bạn phát hiện bản đăng công khai chứa thông tin không nên có, đề nghị gỡ hoặc chỉnh sửa càng sớm càng tốt — nội dung đã lên mạng thường được lưu lại ở nhiều nơi.
Về minh chứng đính kèm
Bộ minh chứng thường chứa nhiều thông tin nhạy cảm hơn cả bản kê khai. Chỉ gửi kèm khi được yêu cầu, và gửi qua kênh chính thức của nơi nhận thay vì các dịch vụ chia sẻ file công khai.
Trên lylichkhoahoc.com, bạn chọn được những mục nào xuất ra bản in — để bản gửi đối tác không mang theo những thông tin chỉ dành cho hồ sơ nội bộ.
Câu hỏi thường gặp
Bản gửi đối tác hợp tác cần những thông tin gì?
Họ tên, chức danh, đơn vị, hướng nghiên cứu, công trình tiêu biểu và email cơ quan. Không cần ngày sinh, số định danh hay địa chỉ nhà.
Có nên đưa số điện thoại cá nhân vào bản công khai không?
Nên cân nhắc kỹ. Với thông tin liên hệ công khai, email cơ quan thường là đủ và an toàn hơn.
Đơn vị đăng lý lịch khoa học lên trang trường thì sao?
Bạn có quyền đề nghị ẩn một số thông tin cá nhân. Nên chủ động trao đổi với bộ phận phụ trách thay vì đợi tới lúc phát hiện.
Gửi minh chứng đính kèm cần lưu ý gì?
Chỉ gửi khi được yêu cầu và gửi qua kênh chính thức của nơi nhận, tránh dùng các dịch vụ chia sẻ file công khai vì bộ minh chứng thường chứa thông tin nhạy cảm.
Làm sao tránh gửi nhầm bản đầy đủ?
Đặt tên file rõ ràng cho từng phiên bản và mở xem lại trang đầu trước khi gửi. Ba mươi giây này phòng được phần lớn sự cố.